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EVO视讯(中国)OTECH
2020-07-20
上周小橘给大家解析了AEO认证中的单证管控，经过了制单、复核、发送审批。
对于原始单证来说，最后一站就是公司的档案了。尽管无纸化通关已实行，经过流转后的所有原始单证都必须妥善保存，同时，对于报关专用印章和海关制发的有关文书也需有保存管理制度及使用记录。
下面就让认证专家A老师为大家详解一下单证保管的范围、要求、保管期限和认证要点吧。
延伸阅读：AEO | 进出口单证的“一生”(上）——解析认证标准中的单证控制
01
单证保管的范围？
● 单证中需要保管的第一时间当然是进出口单证。进出口单证包括：
1.进出口报关单和进出境备案清单。
2.随附单证，是指《中华人民共和国海关进出口货物申报管理规定》第二十七条明确的单证，合同、发票、装箱清单、载货清单（舱单）、提（运）单、报关委托书/委托报关协议、进出口许可证件、电子或纸质加工贸易手册等随附单证。
等等，只保管进出口原始单证就够了吗？
答案是，错！
● 海关AEO认证标准中的单证保管除了要求对进出口单据进行规范管理之外，还包括以下：
1、公章/报关专用章/其他章
公章的保管和使用规范是大多企业都会自发做到的，但报关专用章就有较多的企业疏忽，甚至会出现几年未用丢失或者企业自刻章不经批准作为报关章的情况。
而对于其他和海关业务相关的部门章也应列入管理范围。
2、电子口岸法人卡/操作员卡
电子口岸卡/操作员卡在进出口业务中其实与公章的效力相似，所以也需要做同等级别的管理。
3、海关法律文书
不管是企业曾经是否经历过
4、海关相关证件
这里就要安利一下EVO视讯(中国)TOP系统的“许可证复核”功能了，企业可以一次性建立所有进出口证件的台账并进行统一管理了，不仅可以进行基础的业务管理，系统还会在许可证到期时自动提醒、在超额度时提醒，省时省力地完成符合认证要求的相关证件管理。
02
单证保管的要求？
● 根据通关作业无纸化进出口报关单证档案企业存储管理标准的规定，企业可以采用顺势留存、电子档案保存、纸质档案保存或电子档案托管的方式，对已结关报关单证进行存储管理的行为。
其中，电子留存方式有：顺势留存，指的是企业原本就在系统中制单、复核、上传，即可顺势留存电子单证；电子档案保存和电子档案托管，指的都是将单证上传为电子版，在企业自身的数据库或安全的供应商数据库中留存。
这就需要企业有ERP系统以及符合AEO要求的进出口关务管理系统，这么做也是认证专家比较推荐的做法，因为纸质保存的方法不仅费时，还占地。
当然，所有的进出口原始单证保管都需要达到以下存储条件：
（1）需要具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施；
（2）档案存储场所建设要列入企业基本建设计划，建筑设计按照《档案馆建筑设计规范》执行。
03
单证保管的期限？
● 企业暂存的报关单证应自办结完海关手续之日起保存5年。
注意：
这里补充一点，所存的报关单证档案保存期为5年，这里肯定有人要问，说好的3年呢？？
3年指的是海关的稽查期限。单证的保存期限，其实是5年！
而且注意，即使是五年期限外的单证也是不能随意销毁的！海关规定销毁时需要“严格掌握，慎重从事，销毁前要造具清册，提出销毁报告，经企业领导审批”、“严格执行保密规定”。
04
海关认证要点？
● 1、专人专岗。指定专人负责报关单证的理单、归档、保管、接待查阅和安全防范工作。（需要具体到岗位职责）
2、专门设施、专门地点。需要配备具有防火、防盗、防鼠（虫）及防潮等要求，需要安装对着档案室门口的监控。
3、及时归档。海关对于归档的及时性也有要求，企业应在5个工作日内完成单证的归档。
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